Zakelijke, gemengde en privé kosten

Kosten zijn te onderscheiden in zakelijke kosten, gemengde kosten en privé-uitgaven. De zakelijke kosten kunnen uiteraard volledig binnen de onderneming worden afgetrokken. Bij gemengde uitgaven kan een gedeelte van de kosten worden afgetrokken. De privé uitgaven zijn uiteraard niet aftrekbaar. Let op: om onduidelijkheden te vermijden is het sterk aan te raden om de zakelijke uitgaven apart af te rekenen, als je ergens zowel voor privé als zakelijk uitgaven doet.

Privé kosten
De kosten die een persoonlijk karakter hebben zijn de privé kosten, hieronder vallen bijvoorbeeld de vakanties. Persoonlijke verzorging valt eveneens onder de privé kosten, tenzij je een artiest of beroepssporter bent. Vrijblijvende bezoeken aan musea, bioscoop en tentoonstellingen, die dienen ter vermaak zijn niet aftrekbaar. Algemene literatuur is eveneens niet aftrekbaar. Sommige van deze kosten zijn echter wel aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.

Voorbeelden van Privé kosten zijn:

.  Geldboetes

.  Algemene literatuur

.  Kleding en persoonlijke verzorging (tenzij strikt zakelijk)

.  Computers, rekenmachines, etc. waarneer je ze nagenoeg uitsluitend voor privé doeleinden gebruikt

.  Opleidingen van persoonlijk belang

.  Persoonlijke hulpmiddelen en verzekeringen, zoals een bril, gehoorapparaat, etc.

Zakelijke kosten
Zakelijke kosten zijn de kosten die je maakt met het oog op de zakelijke belangen van je onderneming. Dit zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben, zoals onderhoud en rente. Er wordt bij de beoordeling van de vraag of kosten zakelijk zijn gelet op de feitelijke situatie, Met andere woorden: er wordt gelet op het motief waarmee de kosten zijn gemaakt. Als ondernemer ben je vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel. De Belastingdienst bemoeit zich daar gewoonlijk niet mee. Alleen als je kosten vergeleken met de zakelijke belangen zeer hoog zijn, kan de Belastingdienst ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is. Vakliteratuur en bezoeken aan (bioscoop-) theaters die een research karakter hebben, zijn aftrekbaar.

Voorbeelden van zakelijke kosten zijn:

Kantoorkosten:

.  huur van een kantoor

.  huur en inrichtingskosten van een zelfstandig zakelijk deel van een privéwoning

.  kosten van de afschrijving en aanschaf kantoormeubilair, apparatuur en benodigdheden

.  drukwerk (briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, etc.)

.  supplies (toner/inkt-cartridges)

.  porti

.  schoonmaakkosten

Reis- en verblijfskosten:

.  zakelijke treinreizen, taxikosten, strippenkaart, etc.

.  afschrijving, onderhoudskosten, verzekering, brandstof, parkeerkosten, motorrijtuigenbelasting

.  zakelijke (motor)fiets en onderhoudskosten hiervan

.  gereden zakelijke kilometers met een prive-auto ( 0,19/km)

.  hotel

.  autohuur

Bijhouden kennis:

.  vakliteratuur (boeken, tijdschriften, etc.)

.  zakelijk relevante opleidingen, cursussen, etc.

Marketingkosten:

.  website (ontwerp, hosting)

.  reclame (advertenties, betaalde vermelding Gouden Gids, Google, etc.)

IT- en communicatiekosten:

.  vaste telefoon

.  mobiele zakelijke telefoon

.  PDA

.  internetabonnement (bij vrijwel uitsluitend zakelijk gebruik)

.  gesprekskosten zakelijke gesprekken via prive-telefoon

.  afschrijving en onderhoudskosten computer, laptop, scanner, printer, etc.

.  digitale fotocamera

.  opslagmedia (cd, dvd, geheugenkaarten, usb-sticks)

.  software (voor zover zakelijk)

Ondersteuningskosten:

. accountant/belastingadviseur/administrateur

.  lidmaatschappen van beroeps- en brancheverenigingen

.  jaarlijkse inschrijving Kamer van Koophandel

.  overige freelancers/bedrijven (bijvoorbeeld financieel adviseur)

Verzekeringen:

.  inboedelverzekering

.  aansprakelijkheidsverzekering
Gemengde kosten
Sommige kosten kunnen naast een zakelijk karakter ook een persoonlijk karakter hebben. Dit zijn de gemengde kosten. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als uzelf of een ander als privé persoon van die uitgaven geniet. U krijgt dan te maken met een aftrekbeperking van kosten. Bij de aftrek beperking zijn er twee mogelijkheden:

1. Voor veel kosten bestaan speciale regelingen die bepalen in hoeverre een bepaalde kostenpost aftrekbaar is van de winst. Zie voor een overzicht de tabel onderaan.

Voorbeeld:
Van lunch- en dinerkosten is bij wet bepaald dat de kosten tot € 4.300 (2010) niet aftrekbaar zijn. Maar op verzoek is bij aangifte inkomstenbelasting 73,5% aftrekbaar in plaats van toepassing van het forfait van € 4.300.

Het kan voordeliger zijn om deze kosten voor 73,5% in aftrek te nemen. Maakt uzelf en uw werknemers bijv. kosten voor voedsel en drank tot een bedrag van € 3.800 en kosten voor congressen tot een bedrag van € 3.200, dan is van deze kosten volgens de hoofdregel een bedrag van € 2.700 aftrekbaar (€ 7.000 – € 4.300). Het is dan voordeliger te kiezen voor 73.5% beperking, aangezien dan 73,5% van € 7.000, dat is een bedrag van € 5.145, in aftrek komt.

Voor persoonlijke verzorging gelden ook speciale regels, zie persoonlijke verzorging.

2. Er bestaat geen speciale regeling voor deze kostensoort en u moet zelf bepalen welk gedeelte van de winst aftrekbaar is.

Voorbeeld:
Stel u bent een musicus en u koopt een CD-speler. Je werkt vanuit uw huis en daar staat de CD-speler. Natuurlijk koopt u niet apart voor prive gebruik een CD-speler. Stel nu dat u 50% van de tijd de CD-speler zakelijk gebruikt en 50% prive. Dan kunt u 50% van het aankoopbedrag van de winst aftrekken.

Het is belangrijk dat uit de administratie blijkt welk gedeelte van de kosten zakelijk is, dit kunt u bijvoorbeeld doen door het zakelijk gedeelte, uitgedrukt in een percentage, op de bon te vermelden.

In de volgende tabel staat vermeld voor verschillende veel voorkomende kostensoorten welk deel van de kosten aftrekbaar is.

Soort kosten	Welk deel van de kosten is aftrekbaar?
Werkruimte thuis	0%, met uitzonderingen
Voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, studiereizen, reis- en verblijfkosten e.d.	drempel € 4.300, of 73,5%
Telefoonabonnement thuis	0%
Zakelijke telefoongesprekken thuis	100%
Algemene literatuur	0%
Vakliteratuur	100%
Werkkleding, zie tekst	100%
Kleding (geen werkkleding)	0%
Persoonlijke verzorging, zie tekst	0%
Aktetassen e.d.	100%
Apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen behoren	0%
Verhuiskosten	beperkt
Huisvesting buiten de woonplaats	beperkt
Geldboeten	0%
Auto van de zaak	beperkt
Zakelijke kosten eigen auto	beperkt
Vaartuigen voor representatieve doeleinden	0%