Zakelijke, gemengde en privé kosten

Kosten zijn te onderscheiden in zakelijke kosten, gemengde kosten en privé-uitgaven. De zakelijke kosten kunnen uiteraard volledig binnen de onderneming worden afgetrokken. Bij gemengde uitgaven kan een gedeelte van de kosten worden afgetrokken. De privé uitgaven zijn uiteraard niet aftrekbaar. Let op: om onduidelijkheden te vermijden is het sterk aan te raden om de zakelijke uitgaven apart af te rekenen, als je ergens zowel voor privé als zakelijk uitgaven doet.

Privé kosten
De kosten die een persoonlijk karakter hebben zijn de privé kosten, hieronder vallen bijvoorbeeld de vakanties. Persoonlijke verzorging valt eveneens onder de privé kosten, tenzij je een artiest of beroepssporter bent. Vrijblijvende bezoeken aan musea, bioscoop en tentoonstellingen, die dienen ter vermaak zijn niet aftrekbaar. Algemene literatuur is eveneens niet aftrekbaar. Sommige van deze kosten zijn echter wel aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.

Voorbeelden van Privé kosten zijn:

.  Geldboetes

.  Algemene literatuur

.  Kleding en persoonlijke verzorging (tenzij strikt zakelijk)

.  Computers, rekenmachines, etc. waarneer je ze nagenoeg uitsluitend voor privé doeleinden gebruikt

.  Opleidingen van persoonlijk belang

.  Persoonlijke hulpmiddelen en verzekeringen, zoals een bril, gehoorapparaat, etc.

Zakelijke kosten
Zakelijke kosten zijn de kosten die je maakt met het oog op de zakelijke belangen van je onderneming. Dit zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben, zoals onderhoud en rente. Er wordt bij de beoordeling van de vraag of kosten zakelijk zijn gelet op de feitelijke situatie, Met andere woorden: er wordt gelet op het motief waarmee de kosten zijn gemaakt. Als ondernemer ben je vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel. De Belastingdienst bemoeit zich daar gewoonlijk niet mee. Alleen als je kosten vergeleken met de zakelijke belangen zeer hoog zijn, kan de Belastingdienst ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is. Vakliteratuur en bezoeken aan (bioscoop-) theaters die een research karakter hebben, zijn aftrekbaar.

Voorbeelden van zakelijke kosten zijn:

Kantoorkosten:

huur van een kantoor

huur en inrichtingskosten van een zelfstandig zakelijk deel van een privéwoning

.  kosten van de afschrijving en aanschaf kantoormeubilair, apparatuur en benodigdheden

drukwerk (briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, etc.)

supplies (toner/inkt-cartridges)

porti

schoonmaakkosten

Reis- en verblijfskosten:

.  zakelijke treinreizen, taxikosten, strippenkaart, etc.

afschrijving, onderhoudskosten, verzekering, brandstof, parkeerkosten, motorrijtuigenbelasting

zakelijke (motor)fiets en onderhoudskosten hiervan

gereden zakelijke kilometers met een prive-auto ( 0,19/km)

hotel

autohuur

Bijhouden kennis:

vakliteratuur (boeken, tijdschriften, etc.)

zakelijk relevante opleidingen, cursussen, etc.

Marketingkosten:

website (ontwerp, hosting)

reclame (advertenties, betaalde vermelding Gouden Gids, Google, etc.)

IT- en communicatiekosten:

vaste telefoon

mobiele zakelijke telefoon

PDA

internetabonnement (bij vrijwel uitsluitend zakelijk gebruik)

gesprekskosten zakelijke gesprekken via prive-telefoon

afschrijving en onderhoudskosten computer, laptop, scanner, printer, etc.

digitale fotocamera

opslagmedia (cd, dvd, geheugenkaarten, usb-sticks)

software (voor zover zakelijk)

Ondersteuningskosten:

. accountant/belastingadviseur/administrateur

lidmaatschappen van beroeps- en brancheverenigingen

jaarlijkse inschrijving Kamer van Koophandel

overige freelancers/bedrijven (bijvoorbeeld financieel adviseur)

Verzekeringen:

inboedelverzekering

aansprakelijkheidsverzekering
Gemengde kosten
Sommige kosten kunnen naast een zakelijk karakter ook een persoonlijk karakter hebben. Dit zijn de gemengde kosten. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als uzelf of een ander als privé persoon van die uitgaven geniet. U krijgt dan te maken met een aftrekbeperking van kosten. Bij de aftrek beperking zijn er twee mogelijkheden:

1. Voor veel kosten bestaan speciale regelingen die bepalen in hoeverre een bepaalde kostenpost aftrekbaar is van de winst. Zie voor een overzicht de tabel onderaan.

Voorbeeld:
Van lunch- en dinerkosten is bij wet bepaald dat de kosten tot € 4.300 (2010) niet aftrekbaar zijn. Maar op verzoek is bij aangifte inkomstenbelasting 73,5% aftrekbaar in plaats van toepassing van het forfait van € 4.300.

Het kan voordeliger zijn om deze kosten voor 73,5% in aftrek te nemen. Maakt uzelf en uw werknemers bijv. kosten voor voedsel en drank tot een bedrag van € 3.800 en kosten voor congressen tot een bedrag van € 3.200, dan is van deze kosten volgens de hoofdregel een bedrag van € 2.700 aftrekbaar (€ 7.000 – € 4.300). Het is dan voordeliger te kiezen voor 73.5% beperking, aangezien dan 73,5% van € 7.000, dat is een bedrag van € 5.145, in aftrek komt.

Voor persoonlijke verzorging gelden ook speciale regels, zie persoonlijke verzorging.

2. Er bestaat geen speciale regeling voor deze kostensoort en u moet zelf bepalen welk gedeelte van de winst aftrekbaar is.

Voorbeeld:
Stel u bent een musicus en u koopt een CD-speler. Je werkt vanuit uw huis en daar staat de CD-speler. Natuurlijk koopt u niet apart voor prive gebruik een CD-speler. Stel nu dat u 50% van de tijd de CD-speler zakelijk gebruikt en 50% prive. Dan kunt u 50% van het aankoopbedrag van de winst aftrekken.

Het is belangrijk dat uit de administratie blijkt welk gedeelte van de kosten zakelijk is, dit kunt u bijvoorbeeld doen door het zakelijk gedeelte, uitgedrukt in een percentage, op de bon te vermelden.

In de volgende tabel staat vermeld voor verschillende veel voorkomende kostensoorten welk deel van de kosten aftrekbaar is.

Soort kosten Welk deel van de kosten is aftrekbaar?
Werkruimte thuis 0%, met uitzonderingen
Voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, studiereizen, reis- en verblijfkosten e.d. drempel € 4.300, of 73,5%
Telefoonabonnement thuis 0%
Zakelijke telefoongesprekken thuis 100%
Algemene literatuur 0%
Vakliteratuur 100%
Werkkleding, zie tekst 100%
Kleding (geen werkkleding) 0%
Persoonlijke verzorging, zie tekst 0%
Aktetassen e.d. 100%
Apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen behoren 0%
Verhuiskosten beperkt
Huisvesting buiten de woonplaats beperkt
Geldboeten 0%
Auto van de zaak beperkt
Zakelijke kosten eigen auto beperkt
Vaartuigen voor representatieve doeleinden 0%

Over belastingvragen

Ervaren belastingadviseur
Dit bericht werd geplaatst in Inkomstenbelasting, ZZP en getagged met , , , , , , , , , , , , . Maak dit favoriet permalink.

10 reacties op Zakelijke, gemengde en privé kosten

  1. Goed artikel, ik krijg over dit onderwerp regelmatig vragen.
    Maar kun je, strikt genomen, de kosten van aanschaf c.q. afschrijving van kantoormeubilair wel plaatsen onder zakelijke kosten als het een niet-zelfstandige werkruimte betreft? Er zijn nogal wat ondernemers die werken vanuit huis en een bureau met bureaustoel aanschaffen. Volgens de Belastingdienst kun je deze kosten niet aftrekken? Wel de BTW natuurlijk, want hiervoor geldt het % van het gebruik.

    • Formeel gezien zal de belastingdienst het standpunt innemen dat deze kosten niet aftrekbaar zijn. Maar je kan je afvragen of het niet onrechtvaardig is dat als voor meer dan 70% van je inkomen verdient vanuit je werkkamer of deze kosten dan toch aftrekbaar zijn. In vergelijking met iemand die een soortgelijke onderneming drijft vanuit een kantoor niet zijnde een werkkamer thuis wel deze kosten mag aftrekken. Ik denk dat je met een beroep op de hardheidsclausule ver kan komen. Misschien een idee om het een keer te proberen?

  2. Wim zegt:

    Ik belast mijn eigen (eenmans)zaak voor zakelijke kilometers met mijn privéauto (19cent/kilometer). Zijn er dan nog bepaalde kosten (bijv. parkeerkosten) aftrekbaar?

    • Nee als je met je privé auto zakelijke kilometers maakt dan is het forfait 19 cent per km. Dit forfait dekt dan alle kosten van het gebruik van een privé auto voor zakelijke ritten. Met een auto van de zaak (van de onderneming) kan je wel alle zakelijke autokosten als kosten aftrekken. Dan dien je wel rekening te houden met een bijtelling vanwege privégebruik. Wil je hier meer over weten neem dan gerust contact met mij op.

  3. Reimpje zegt:

    Ik wil graag een nieuwe telefoon aanschaffen omdat mijn oude mobiele telefoon kuren heeft, mijn telefoon gebruik ik zowel zakelijk als privé. Als ik hem via mijn zakelijke rekening aanschaf, kan ik dan de BTW terugvragen? En ook een percentage van mijn gesprekskosten? Zo ja, hoe groot is dat deel?

  4. SUAN zegt:

    Ik ben werknemer. Wat is belastingtechnisch verantwoord als ik een vergoeding vraag voor het gebruik van prive laptop en telefoon? Wat mag en kan of moet?

    Groet,
    SUAN

  5. Hallo Jeffrey,

    Dank voor dit heldere artikel, het wordt me steeds duidelijker. Ik had pas nog een discussie met een accountant, gelukkig niet de mijne, over de aftrek van lunch. Volgens mijn boekhoudster kan ik 75% aftrekken. Hij wist zeker dat dit niet mocht.

    Ga zo door met inzichtelijk blogs.

    Groeten, Bart

  6. Voor mijn bedrijf ben ik vrijwel verplicht otoplastieken, ook wel gehoorbescherming, aan te schaffen. Zou ik dit onder “werkkleding” kunnen zetten en het complete bedrag kunnen aftrekken? Of moet kan ik alleen de 19% btw aftrekken?

    Dankje

  7. René Valk zegt:

    Beste Lezers,

    Hoe dien je om te gaan met het volgende:

    Door een ZZP-er wordt in den lande werk verricht. het wordt later en op de terugreis besluit men iets te eten (hetzij bij een benzinestation of in een fastfoord restaurant)

    Wat is de verwerking van e.e.a.?

    Met vriendelijke groeten,

    René

  8. Gwen zegt:

    Waaronder vallen kilometers van een medewerker die een BBL-opleiding volgt en voor school (eenmalig) een eind moet rijden? De kilometers zijn gereden in een bedrijfsauto.
    Worden deze gezien als zakelijk of privé?

Laat een reactie achter op Gwen Reactie annuleren

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s